經(jīng)鑒定可以銷毀的會計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀:
(一)單位檔案管理機(jī)構(gòu)編制會計(jì)檔案銷毀清冊,列明擬銷毀會計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時(shí)間等內(nèi)容。
(二)單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會計(jì)管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。
(三)單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織會計(jì)檔案銷毀工作,并與會計(jì)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會計(jì)檔案銷毀前,應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對;在會計(jì)檔案銷毀后,應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。
電子會計(jì)檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)電子檔案的規(guī)定,并由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會計(jì)管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。
保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會計(jì)憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的會計(jì)憑證不得銷毀,紙質(zhì)會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷,電子會計(jì)檔案單獨(dú)轉(zhuǎn)存,保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案鑒定意見書、會計(jì)檔案銷毀清冊和會計(jì)檔案保管清冊中列明。
檔案文件銷毀的三種方法：
1. 機(jī)械粉碎：采用粉碎機(jī)械進(jìn)行粉碎，紙質(zhì)文檔變成紙條或者成小碎片。對于小批量的資料可以采取自己機(jī)械粉碎，讓信息不外流。
2. 熔漿再生：將廢舊的紙?jiān)俅稳蹫榧垵{，再造新紙。對于一般的書籍，報(bào)紙，紙板等不含涉密信息的資料、文件、文檔、檔案適用。
3. 焚燒處理：采用專業(yè)的焚燒爐對資料進(jìn)行焚燒（城區(qū)禁止隨意在空地進(jìn)行焚燒）。適用于任何條件的涉密文件、保密資料、機(jī)密檔案的銷毀。
檔案文件銷毀是一項(xiàng)非常重要的工作，確保機(jī)密信息不被泄露，保障國家和企業(yè)的。
不同的銷毀方式具有各自的優(yōu)點(diǎn)和局限性，選擇合適的銷毀方法需要根據(jù)文件類型、數(shù)量和等級等因素進(jìn)行綜合考慮。除了選擇正確的銷毀方式，還需要制定嚴(yán)格的保密制度和操作規(guī)程，確保銷毀過程的可控。
