裝訂與裝盒
裝訂：對于紙張較小或零散的文件，可采用裝訂機裝訂或線裝的方式，使其成為一個整體，防止文件丟失。
裝盒：將裝訂好的檔案或單份檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標注檔號、題名、年度等信息，便于存放和查找。
后續(xù)工作
庫房管理：將整理好的檔案按照分類和編號順序存放在檔案庫房的相應位置，并建立庫房檔案存放示意圖，方便查找和管理。
定期檢查：定期對檔案進行檢查，查看檔案是否有損壞、丟失等情況，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施進行處理。
動態(tài)管理：隨著新檔案的不斷形成，要按照整理規(guī)則及時將其納入檔案體系中，確保檔案的完整性和時效性。
保管和利用原則：檔案整理要便于保管和利用。在整理過程中，應根據(jù)檔案的載體類型、數(shù)量、重要程度等因素，選擇合適的保管方式和裝具，如檔案盒、檔案柜等，確保檔案能夠得到妥善保存。同時，整理后的檔案應具有清晰的分類和編號體系，建立完善的檢索工具和目錄，方便檔案管理人員快速查找和提供檔案，滿足利用者的需求。例如，將常用的檔案放置在便于取用的位置，按照一定的分類規(guī)則排列，使利用者能夠通過檢索工具迅速找到所需檔案。
分析檔案內容
瀏覽：對檔案進行的瀏覽和初步分析，了解每份檔案的大致內容、涉及的主要事項、關鍵人物、時間等要素，為確定主題和分類標準提供基礎信息。
提取關鍵信息：從檔案內容中提取關鍵的詞匯、短語或概念，這些關鍵信息往往能夠反映檔案的核心主題。例如，在一份關于企業(yè)市場營銷活動的檔案中，“市場推廣”“產品宣傳”“客戶調研” 等可能是關鍵信息，可據(jù)此確定與市場營銷相關的主題。
