編號
檔號編制：給每個檔案或檔案盒編制的檔號，檔號應包含分類號、年度、案卷號等信息，例如 “XZ - 2023 - 001”，其中 “XZ” 表示行政檔案，“2023” 是年度，“001” 是案卷號。
編號標識：在檔案盒或檔案上清晰地標注檔號，可使用標簽或直接打印在檔案盒上，確保編號醒目、易于識別。
裝訂與裝盒
裝訂：對于紙張較小或零散的文件，可采用裝訂機裝訂或線裝的方式，使其成為一個整體，防止文件丟失。
裝盒：將裝訂好的檔案或單份檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標注檔號、題名、年度等信息，便于存放和查找。
按內容主題分類
問題分類法：依據檔案所反映的主題內容進行分類，將同一問題或同一專題的檔案集中整理。例如，企業(yè)關于產品研發(fā)的檔案，可將涉及不同產品研發(fā)的市場調研、技術方案、實驗數據等歸為一類，便于集中查閱和研究相關問題。
事由分類法：按照檔案所涉及的具體事件或事務進行分類。如在處理法律糾紛時，將與該糾紛相關的合同、往來信件、庭審記錄等檔案整理在一起，能呈現事件的起因、經過和結果。
保持一致性和靈活性
一致性：在整個檔案整理過程中，要保持主題和分類標準的一致性，避免出現同一類檔案在不同部分采用不同分類標準的情況。這有助于建立統(tǒng)一的檔案管理體系，方便檔案的管理和利用。
靈活性：雖然要保持一致性，但也不能過于僵化，要根據檔案的實際情況和特殊需求，適當調整和靈活運用分類標準。對于一些難以準確歸類的檔案，可以設置 “其他” 類別作為兜底，但要盡量減少此類情況的出現，確保分類體系的科學性和合理性。
