保管和利用原則：檔案整理要便于保管和利用。在整理過程中，應根據檔案的載體類型、數量、重要程度等因素，選擇合適的保管方式和裝具，如檔案盒、檔案柜等，確保檔案能夠得到妥善保存。同時，整理后的檔案應具有清晰的分類和編號體系，建立完善的檢索工具和目錄，方便檔案管理人員快速查找和提供檔案，滿足利用者的需求。例如，將常用的檔案放置在便于取用的位置，按照一定的分類規則排列，使利用者能夠通過檢索工具迅速找到所需檔案。
按文件間的關聯分類
系列文件分類：對于具有連續性、關聯性的系列文件，如會議文件，可將會議通知、議程、報告、決議等按會議的先后順序整理成一個系列，體現會議的完整過程和決策形成的脈絡。
文件組合分類：將在內容上相互補充、相互印證的文件組合在一起。例如，一份政策文件與其相關的實施細則、解釋說明、執行情況報告等組合分類，能更、深入地反映政策的制定和執行情況。
參考相關標準和規范
國家標準和行業標準：許多行業和領域都有關于檔案分類的國家標準或行業規范，這些標準提供了通用的分類框架和主題詞表，可以作為確定主題和分類標準的重要參考。例如，《企業檔案工作規范》《機關檔案工作條例》等對不同類型檔案的分類都有相應的規定。
專業分類體系：對于一些特定的專業領域，如醫學、法學、歷史學等，有專門的分類體系和主題詞表。在整理相關專業檔案時，可以借鑒這些專業分類體系，使檔案的分類更加科學、準確，便于專業人員的利用和研究。
結合實際使用需求
滿足利用者需求：考慮檔案的主要利用者是誰，他們通常會以何種方式查找和使用檔案。例如，對于企業的檔案，財務人員可能需要按財務科目分類查找財務報表，銷售人員可能更關注按客戶或產品分類的銷售記錄。因此，在確定主題和分類標準時，要盡量滿足不同利用者的需求，提案的利用效率。
便于檢索和查詢：分類標準應便于建立清晰的檢索體系，使檔案能夠通過關鍵詞、主題詞等快速檢索到。可以采用多級分類的方式，將大的主題進一步細分，每個類別都有明確的定義和范圍，避免分類過于籠統或模糊，以便于準確地定位和查詢檔案。
