前期準備
確定整理范圍：明確需要整理的檔案類型、時間跨度和來源等，例如是文書檔案、科技檔案還是人事檔案等。
準備工具和材料：如檔案盒、文件夾、裝訂機、裝訂線、標簽、鉛筆、橡皮、掃描儀等。
制定整理方案：根據檔案的特點和管理要求，制定詳細的整理方案，包括分類方法、編號規則、目錄格式等。
分析檔案內容
瀏覽：對檔案進行的瀏覽和初步分析，了解每份檔案的大致內容、涉及的主要事項、關鍵人物、時間等要素，為確定主題和分類標準提供基礎信息。
提取關鍵信息：從檔案內容中提取關鍵的詞匯、短語或概念，這些關鍵信息往往能夠反映檔案的核心主題。例如，在一份關于企業市場營銷活動的檔案中，“市場推廣”“產品宣傳”“客戶調研” 等可能是關鍵信息，可據此確定與市場營銷相關的主題。
考慮檔案形成背景和目的
了解形成主體：明確檔案是由哪個組織、部門或個人形成的，以及其主要職能和業務范圍。不同的形成主體會有不同的工作重點和主題傾向，這有助于確定檔案的主題和分類標準。例如，學校的檔案可能會圍繞教學、科研、學生管理等主題分類，而企業的檔案則會側重于生產、銷售、財務等方面。
分析形成目的：思考檔案形成的目的是什么，是為了記錄工作過程、總結經驗教訓、提供決策依據，還是為了其他特定的用途。檔案的形成目的往往與主題密切相關，例如，為了總結項目經驗而形成的檔案，可能會以項目名稱或類型作為主題分類的依據。
參考相關標準和規范
國家標準和行業標準：許多行業和領域都有關于檔案分類的國家標準或行業規范，這些標準提供了通用的分類框架和主題詞表，可以作為確定主題和分類標準的重要參考。例如，《企業檔案工作規范》《機關檔案工作條例》等對不同類型檔案的分類都有相應的規定。
專業分類體系：對于一些特定的專業領域，如醫學、法學、歷史學等，有專門的分類體系和主題詞表。在整理相關專業檔案時，可以借鑒這些專業分類體系，使檔案的分類更加科學、準確，便于專業人員的利用和研究。
