前期準備
確定整理范圍：明確需要整理的檔案類型、時間跨度和來源等，例如是文書檔案、科技檔案還是人事檔案等。
準備工具和材料：如檔案盒、文件夾、裝訂機、裝訂線、標簽、鉛筆、橡皮、掃描儀等。
制定整理方案：根據檔案的特點和管理要求，制定詳細的整理方案，包括分類方法、編號規則、目錄格式等。
后續工作
庫房管理：將整理好的檔案按照分類和編號順序存放在檔案庫房的相應位置，并建立庫房檔案存放示意圖，方便查找和管理。
定期檢查：定期對檔案進行檢查，查看檔案是否有損壞、丟失等情況，及時發現問題并采取措施進行處理。
動態管理：隨著新檔案的不斷形成，要按照整理規則及時將其納入檔案體系中，確保檔案的完整性和時效性。
按時間順序整理
年度分類法：將檔案按其形成的年度進行分類，能清晰展現檔案形成的時間脈絡，體現不同年度工作的連續性和發展變化。例如，一個企業每年都會產生財務報表、工作總結、業務合同等檔案，按年度分類后，可直觀了解企業在不同年份的經營狀況和業務發展情況。
階段分類法：對于一些大型項目或長期工作，可以根據其進展階段來整理檔案。比如，一個建設項目可分為規劃設計、施工建設、竣工驗收等階段，將各階段相關的文件、圖紙、報告等分別整理在一起，能完整呈現項目的全過程。
分析檔案內容
瀏覽：對檔案進行的瀏覽和初步分析，了解每份檔案的大致內容、涉及的主要事項、關鍵人物、時間等要素，為確定主題和分類標準提供基礎信息。
提取關鍵信息：從檔案內容中提取關鍵的詞匯、短語或概念，這些關鍵信息往往能夠反映檔案的核心主題。例如，在一份關于企業市場營銷活動的檔案中，“市場推廣”“產品宣傳”“客戶調研” 等可能是關鍵信息，可據此確定與市場營銷相關的主題。
